De Kracht van Bouwteams

Het verschil tussen het werken in bouwteams en een traditionele contractvorm is groot, vertellen Maarten van Son en Imora Das van phbm, adviesbureau in de infrastructuur en openbare ruimte. Van Son is projectleider en Das is adviseur op het gebied van contractmanagement en projectmanagement. “Vroeger werd een contract gemaakt en op de markt gezet, waarna de aannemer ermee aan de slag ging”, vertelt Van Son. “De essentie van bouwteams is dat opdrachtgever en opdrachtnemer dichter naar elkaar toe kruipen om zo elkaars kracht beter te kunnen benutten. Wie heeft waar het meeste verstand van en wie kan welke risico’s het beste beheersen? Het is dus niet zo dat alle stakeholders bij elkaar in een bouwteam zitten, zo hard kunnen we helaas niet polderen in Nederland. Stakeholdermanagement is uiteraard wel onderdeel van het proces en ik denk ook dat stakeholders in een bouwteamconstructie beter worden gehoord dan in traditionelere contractvormen”, aldus Das.  

Weet je wat je wil? 

Een bouwteam is niet geschikt voor alle projecten, hoe enthousiast Das en Van Son er ook over zijn. Das: “Deze vorm is heel geschikt als je als aanbestedende dienst nog niet precies weet hoe of wat iets moet gaan zijn. Maar als je precies weet wat je wil, vraag dat dan uit en laat het maken.” 

Daarnaast vinden Das en Van Son dat een organisatie er zelf wel aan toe moet zijn om in een bouwteam te werken. Als aanbestedende partij moet je durven loslaten. Van Son: “De bestaande organisatie vindt dat soms wel lastig. In een bouwteam worden innovatie en creativiteit gestimuleerd. In een ideale wereld zou je de interne organisatie, zoals bijvoorbeeld de afdeling beheer en onderhoud, er meteen goed bij betrekken. Maar dat heeft soms ook nog wel wat tijd nodig voordat iedereen zo ver is, mensen zijn vertrouwd met een bepaalde manier van werken en zijn daarin ook erg betrokken. Op de lange termijn is er bij de aanbestedende partij eigenlijk een hele interne cultuurverandering voor nodig.” 

Ook voor de aannemende partij vraagt het werken in een bouwteam een andere manier van benaderen. Je zit ook aan de tafel waar nog gesproken wordt over beleid en voorbereiding, je moet dus goed weten welke talenten en capaciteiten je op ieder moment in moet zetten.   

Pionieren en lef hebben 

Das: “Als je als organisatie met oogkleppen op werkt en altijd precies denkt te weten hoe een project eruit moet zien, dan ben je nog niet geschikt om in een bouwteam te werken. Je moet eraan toe zijn, buiten de gebaande paden durven gaan, lef hebben en willen pionieren. Als je organisatie, of een deel daarvan nog niet zo ver is, dan kan het werken in bouwteamverband onnodig gecompliceerd worden.” 

Wil je wel aan de slag met een bouwteam, dan is het goed om te weten waar je aan begint. “Je gaat veel eerder een aanbesteding starten, dat zorgt ervoor dat de voorbereiding meer tijd kost. Tijd die je die je later in het proces weer terugkrijgt. Het vraagt daarom om een andere benadering van je projectfasen”, legt Das uit. Van Son vult aan: “Je doet niet even een bouwteam. Je moet niet denken dat het gewoon een andere contractvorm is, het is een heel andere manier van samenwerken.” 

Vertrouwen 

In die samenwerking is nog een ander aspect van cruciaal belang: vertrouwen. “En vertrouwen komt te voet en gaat te paard”, schetst Van Son de gevoeligheid. “Als het misgaat zie je vaak dat een van beide partijen, of dat nu de opdrachtgever is of de aannemer, de deur dichtgooit, terwijl je juist dan moet blijven samenwerken”, vindt Das.   

Elk bouwteam start uiteraard met een opgave. “Daar begint het mee”, aldus Das. “Vervolgens ga je bepalen wat je doelstellingen zijn en wat je uit het bouwteam wil halen, waar je de kracht van de markt voor wil inzetten. Dat leg je als organisatie open en bloot neer en dan ga je op zoek naar de juiste partners om dat met jou te gaan doen. Je ultieme droom is dat je aan de voorkant een partij betrekt die uiteindelijk ook de uitvoering gaat doen. Dat is ook het uitgangspunt van een bouwteam.” En waar in een traditionele vorm het financiële plaatje leidend is, is dat in een bouwteam idealiter niet het geval. Das: “In het meest gunstige geval heb je alleen een plafondprijs, het maximale budget. Prijs is dan is geen onderdeel van de gunning, gunnen doe je dan op andere criteria .”Van Son vult aan: “Je gaat nu samen kijken naar de waarde die je samen wil toevoegen aan een project, bijvoorbeeld een stukje duurzaamheid voor een betere wereld.” 

Het hogere doel 

In een bouwteam zijn zachte waarden en competenties als vertrouwen, transparantie en samenwerken heel belangrijk, terwijl de wereld van bouw en infra daar traditiegetrouw niet om bekend staat. “Concrete afspraken voor een weg van A naar B, met zwart asfalt en witte strepen en er moeten zo veel auto’s overheen kunnen. Dat is de wereld waarin we leefden”, illustreert Das. “Gelukkig zien we steeds meer dat het aanleggen van die plak asfalt niet het werk is. Hoe rekening wordt gehouden met de omgeving van dat asfalt wordt steeds belangrijker. Of dat dat asfalt misschien wel langer mee moet kunnen door een innovatieve methode toe te passen. Of misschien hoeft er helemaal geen asfalt te komen.” De grotere ontwikkeling die Van Son in dit verband ziet is dat steeds vaker een dienst wordt uitgevraagd, in plaats van een product. “Zorg ervoor dat je een verbinding maakt met zo veel capaciteit en hoe je dat regelt maakt niet uit. Maar ook dit vinden organisaties nog wel lastig omdat ze er niet op zijn ingericht.” 

Bewustwording  

Om die verandering binnen organisaties voor elkaar te krijgen is wat Van Son betreft vooral bewustwording nodig. “Besef dat het soms ook echt anders kan. De ruimte die we met elkaar te verdelen hebben wordt steeds kleiner, dus dan is het goed om veel eerder met elkaar om tafel te gaan om te zoeken naar de mogelijkheden in plaats van alleen maar in je eigen kokertje te blijven denken. Als organisatie ga je misschien wat meer richting een regierol. En ik durf het bijna niet te zeggen, maar misschien is daar wel een nieuwe generatie voor nodig.” 

Daarnaast adviseert Das om het hogere doel en alle belangen goed in beeld te houden. “Je bent niet alleen maar een weg aan het aanleggen, maar je bent bezig voor de mensen die er gebruik van gaan maken. Wat is hun behoefte tijdens de aanleg, maar ook in het gebruik later? Een mensgerichte, holistische benadering van wat je aan het doen bent.” 

Meerwaarde uitdrukken in geld 

En als je dan alle neuzen dezelfde kant op hebt en succesvol samenwerkt in een bouwteam, dan levert het project als het goed is iets op wat een behoefte vervult, een breed gedragen resultaat. Das: “In een bouwteam is bovendien absoluut meer ruimte om meekoppelkansen in het project mee te nemen. In een traditioneel bestek heb je  gekaderd wat je gaat doen. In een bouwteam heb je de kans om het breder en groter aan te pakken. En hoewel een project dan misschien meer kost, in geld of in tijd, onderaan de streep denk ik dat je uiteindelijk goedkoper uit bent.”  

Bouwteams vragen om een andere manier van kijken, denken en samenwerken. Ze zijn geen wondermiddel, maar kunnen veel opleveren als de omstandigheden kloppen en de wil er is om echt samen op te trekken. Wie bereid is om vooraf meer tijd en energie te investeren, krijgt daar vaak een beter doordacht én breder gedragen resultaat voor terug. Misschien niet altijd de snelste route, maar wel een die past bij de complexe vraagstukken van vandaag.